Activité de domiciliation exercée dans le cadre de l’exploitation d’un centre d’affaires ou espace de coworking

Les centres d’affaires et les espaces de coworking connaissent un intérêt grandissant au Luxembourg. Cette activité correspond au développement qui s’opère depuis quelques années dans le monde du travail et peut présenter certains avantages. À l’origine, la majorité des espaces de coworking et des centres d’affaires offraient trois formules de services à leurs clients, à savoir :

1. la mise à disposition d’un poste de travail dans l’« open space » dans le cadre de laquelle le client a la possibilité d’utiliser un espace de travail libre et dispose d’un casier dédié pour ranger ses affaires ;
2. la mise à disposition d’un poste de travail dédié dans l’« open space » qui est attribué exclusivement à un client spécifique avec la possibilité de ranger les affaires dans un casier dédié ;
3. la location d’un bureau privatif, fermé et équipé avec une ligne téléphonique et une connexion Internet partagée.

La CSSF a constaté que cette activité avait fortement évolué entretemps et que ces prestataires permettent désormais aux clients d’établir leur siège social à l’adresse du prestataire et fournissent des services additionnels, tels que la gestion de courrier, la réception des appels téléphoniques ou l’accueil de visiteurs. Certains prestataires offrent même la possibilité d’enregistrer un siège social à leur adresse sur base de « bureaux virtuels » sans qu’aucune présence physique sur place du client ne soit requise.

Face à cette évolution, la CSSF rappelle que la mise à disposition d’un siège social ou d’une adresse commerciale ou professionnelle à une société qui y exerce une activité dans le cadre de son objet social et la prestation de services quelconques liés à cette activité, constitue une activité de domiciliation de sociétés au sens de l’article 1^er de la loi modifiée du 31 mai 1999 régissant la domiciliation des sociétés (ci-après la « Loi 1999 »).

La CSSF estime qu’un prestataire qui met à disposition son adresse à des sociétés pour y établir leur siège ou adresses via un poste de travail dans un « open space » ou un « bureau virtuel » exerce une activité de domiciliation.

Conformément à la pratique administrative de la CSSF, une location de bureaux fermés et privatifs à une société qui y établit son siège n’est, en principe, pas considérée comme une activité de domiciliation à condition qu’il s’agisse d’une location véritable, c’est-à-dire d’une location durable et permanente, assurant au locataire la jouissance de locaux privatifs à usage exclusif. Au cas où des services sont prestés aux sociétés, l’activité est considérée comme rentrant dans la définition de domiciliataire de sociétés.

Ne constitue pas une location véritable, la location de bureaux dits « fermés et privatifs » dans le cadre de laquelle :

• le locataire ne jouit pas de locaux privatifs à usage exclusif avec un accès sécurisé ;
• la dimension du bureau ne permet pas l’exercice effectif de l’activité de la société ;
• le bureau n’est pas occupé de façon permanente et exclusive ;
• la gestion effective de la société est assurée à distance ; ou
• le prestataire offre un ou plusieurs des services suivants au locataire :
  • la réception de courrier, dont notamment sa réception physique ou digitale ou la mise à disposition de boîtes aux lettres ou casiers non privatifs et non sécurisés à l’accueil du prestataire ;
  • la gestion de courrier, dont notamment son ouverture, sa digitalisation ou sa transmission physique ou digitale, de même que l’organisation de l’envoi de courrier émis par le locataire ;
  • la réception et/ou transmission d’appels téléphoniques ;
  • l’organisation de réunions ;
  • l’accueil de visiteurs.

La CSSF estime, par ailleurs, que les incubateurs qui fournissent des services dans le cadre de l’accompagnement des start-ups qui se trouvent en phase de développement d’une activité innovative n’exercent pas d’activité de domiciliation au sens de la Loi 1999.

La CSSF tient à préciser que les membres des professions réglementées mentionnées à l’article 1^er de la Loi 1999 autres que les PSF spécialisés agréés en tant que domiciliataires de sociétés conformément à l’article 28-9 de la LSF, sont exclusivement habilités à domicilier des sociétés auxquelles ils fournissent des services professionnels. La domiciliation ne devrait constituer qu’un accessoire de leur activité principale de profession réglementée.

En ce qui concerne ces professions réglementées, toute activité de domiciliation exercée en dehors de leur activité principale, telle que l’exploitation d’un centre d’affaires ou espace de coworking, requiert un agrément préalable de la CSSF en tant que PSF spécialisé selon l’article 28-9 de la LSF.

La CSSF tient à rappeler que la violation des dispositions des articles 1^er et 2 de la Loi 1999 constitue une infraction pénale susceptible d’être punie d’un emprisonnement de huit jours à cinq ans, respectivement d’une amende de 1.250 à 125.000 euros.

Contact : sg@cssf.lu