Transmission périodique et non périodique d’informations des GFI

Le reporting légal regroupe toutes les informations périodiques et ad hoc à transmettre à la CSSF dans le cadre de sa mission de surveillance prudentielle, par les GFI placés sous sa surveillance. Des instructions relatives au transfert de fichiers et à la protection des données doivent être observées.

Selon les circonstances, les entités surveillées sont tenues de transmettre à la CSSF des données périodiques relatives à leurs activités, sur une base trimestrielle, semestrielle ou annuelle.

La page Méthode de transmission de reporting via API apporte des précisions techniques supplémentaires en matière de canaux de transmission et de sécurisation des fichiers de reporting. La méthode de transmission des rapports via API est disponible depuis le 2 novembre 2023.

La page Transport et sécurisation apporte des précisions techniques supplémentaires en matière de canaux de transmission et de sécurisation des fichiers de reporting. La méthode de transmission des rapports via les canaux externes est décommissionnée depuis le 30 juin 2024.

Conformément aux circulaires CSSF 15/633 et 10/467, les GFI sont tenus de communiquer des informations financières à la CSSF sur une base trimestrielle (version finale « N »). Par ailleurs, les GFI sont également tenus de transmettre des informations financières à la CSSF sur une base annuelle (version finale « D »). De plus, les GFI détenant une ou plusieurs succursales sont priées de transmettre les informations financières relatives au siège social (version comptable « L »), le siège social et les succursales (version comptable « N ») et chaque succursale individuellement (version comptable « S », un tableau par succursale).

La date d’agrément du GFI constitue le point de départ de cette obligation de reporting et ce même s’il ne gère aucun fonds.

Les informations à transmettre sont détaillées dans les circulaires susmentionnées et doivent être envoyées via les canaux de transmission ou par courrier électronique au format Excel.

Conformément à l’article 22 de la loi du 12 juillet 2013, les GFIA placés sous la surveillance de la CSSF doivent transmettre des informations financières à la CSSF sur une base trimestrielle, semestrielle ou annuelle.

Le 19 décembre 2012, la Commission européenne a publié le règlement délégué (UE) n° 231/2013 de la Commission complétant la directive 2011/61/UE sur les GFIA (Alternative Investment Fund Manager Directive, AIFMD), qui apporte des précisions quant aux obligations de reporting aux autorités nationales compétentes sur base des articles 3 et 24 de l’AIFMD. L’annexe IV du règlement comprend un modèle de reporting que les GFIA doivent utiliser dans le cadre de leurs obligations de reporting.

Le 8 août 2014, l’Autorité européenne des marchés financiers – European Securities and Markets Authority (AEMF – ESMA) a publié les « Guidelines on reporting obligations under Articles 3(3)(d) and 24(1), (2) and (4) of the AIFMD ». Elle a également apporté de plus amples détails techniques quant à ces obligations et élaboré des documents de support (un template de reporting consolidé, des conseils informatiques détaillés pour le dépôt des schémas XML et XSD).

La CSSF rappelle à tous les GFIA qu’ils sont tenus de réaliser une auto-évaluation initiale de leurs obligations de reporting et également de veiller de façon continue au respect de ces obligations, en tenant compte de leur statut et de la valeur des actifs sous gestion pour tous les FIA qu’ils gèrent. Le GFIA est tenu d’informer la CSSF avant toute modification de ces obligations de reporting.

Les GFIA établis dans un pays tiers et agréés pour la commercialisation de FIA auprès d’investisseurs professionnels au Luxembourg doivent, de leur propre initiative, se conformer aux obligations de reporting.

Les informations à transmettre sont issues du reporting européen commun développé par l’AEMF et doivent être envoyées via les canaux de transmission au format XML.

Les instructions relatives aux informations à fournir par les GFIA se réfèrent à la circulaire CSSF 23/844. De plus amples explications sont accessibles dans la FAQ relative à la loi luxembourgeoise du 12 juillet 2013 relative aux gestionnaires de fonds d’investissement alternatifs.

Conformément à l’article 22(3)(b) de la loi du 12 juillet 2013 relative aux GFIA, le gestionnaire doit fournir à la CSSF à la fin de chaque trimestre, une liste détaillée de tous les FIA gérés par le gestionnaire.

Pour des raisons de normalisation, le formulaire dédié « Liste trimestrielle des FIA gérés » doit être complété et envoyé à la CSSF par courriel à l’adresse aifm@cssf.lu en indiquant dans l’objet du courriel « Liste trimestrielle des fonds alternatifs – <nom du gestionnaire> » dans un délai de 10 jours suivant la clôture du trimestre.

Conformément à la circulaire CSSF 19/708 (telle que modifiée par la circulaire CSSF 21/790) relative à la transmission électronique de documents à la CSSF, veuillez vous référer à la liste des documents à transmettre par voie électronique, aux nomenclatures afférentes ainsi qu’aux spécificités techniques contenues dans son annexe.

La circulaire CSSF 21/789 (telle que modifiée par la circulaire CSSF 23/839) a pour objet de définir les règles pratiques concernant la préparation ainsi que la soumission annuelle des documents décrits par après par les GFI et par leurs réviseurs d’entreprises agréés (« REA »).

Plus particulièrement, la circulaire introduit, d’une part, un questionnaire d’auto-évaluation à remplir sur une base annuelle par les GFI (le « questionnaire d’auto-évaluation »).

D’autre part, la circulaire précise de manière générale le rôle et la mission des REA dans le contexte du contrôle légal des comptes des GFI. Elle établit par ailleurs un cadre réglementaire spécifique à la lettre de recommandations, et introduit également un rapport distinct (le « rapport distinct »). Ces deux documents doivent être préparés par les REA des GFI sur une base annuelle. Le rapport distinct reprend des contrôles spécifiques que la CSSF demande au REA d’effectuer par rapport au questionnaire d’auto-évaluation du GFI.

À noter que les GFI relevant de l’article 125(1) du chapitre 16 de la loi modifiée du 17 décembre 2010 concernant les organismes de placement collectif tombent uniquement dans le champ d’application des points 4.1 et 4.2 de la circulaire.

Les rapports susmentionnés sont à soumettre annuellement à la CSSF par les responsables du GFI en utilisant le module “Collective Investment Sector Reporting Tool” de la plateforme eDesk de la CSSF.