Transmission périodique et non périodique d’informations des Sociétés de Gestion – Chapitre 16

Le reporting légal regroupe toutes les informations périodiques et ad hoc à transmettre à la CSSF dans le cadre de sa mission de surveillance prudentielle, par les sociétés de gestion agréées au titre du Chapitre 16 de la loi du 17 décembre 2010 relative aux organismes de placement collectif (« Société de gestion – Chapitre 16 »), placées sous sa surveillance. Des instructions relatives au transfert de fichiers et à la protection des données doivent être observées.

Selon les circonstances, les entités surveillées sont tenues de transmettre à la CSSF des données périodiques relatives à leurs activités, sur une base trimestrielle ou annuelle.

Les instructions de la CSSF ne visent que le reporting prudentiel (tableau SG), matière dans laquelle elle est compétente.

La page Transport et sécurisation apporte des précisions techniques supplémentaires en matière de canaux de transmission et de sécurisation des fichiers de reporting.

Veuillez vous référer aux pages « Fonds et véhicules d’investissement » pour les instructions relatives aux informations que les sociétés d’investissement autogérées doivent transmettre à la CSSF.

Conformément aux circulaires CSSF 15/633 et 10/467, les Sociétés de gestion – Chapitre 16 sont tenues de communiquer des informations financières à la CSSF sur une base trimestrielle (version finale « N »).

Par ailleurs, les Sociétés de gestion – Chapitre 16 sont également tenues de transmettre des informations financières à la CSSF sur une base annuelle (version finale « D »).

Ces informations financières annuelles concernent les comptes audités en fin d’exercice social, date qui ne coïncide pas nécessairement avec la fin de l’année civile. Si la fin de l’exercice ne correspond pas à une fin du trimestre ni à la fin de l’année civile, les comptes audités doivent être transmis à la date la plus proche du 31 mars, du 30 juin, du 30 septembre ou du 31 décembre. Les Sociétés de gestion – Chapitre 16 doivent communiquer ces comptes un mois suivant l’assemblée générale ordinaire ayant approuvé les comptes annuels.

La date d’agrément de la société de gestion constitue le point de départ de cette obligation de reporting et ce même si elle ne gère aucun fonds.

Les informations à soumettre sont détaillées dans les circulaires susmentionnées et doivent être transmises via les canaux de transmission au format Excel.

Conformément aux circulaires CSSF 15/633 et CSSF 10/467, les Sociétés de gestion – Chapitre 16 détenant une ou plusieurs succursales sont priées de transmettre les informations financières relatives au siège social (version comptable « L »), le siège social et les succursales (version comptable « N »,) et chaque succursale individuellement (version comptable « S », un tableau pour chaque succursale).

De la même manière que pour le reporting prudentiel national (voir ci-dessus), les Sociétés de gestion – Chapitre 16 qui ont une ou plusieurs succursales doivent transmettre des informations financières à la CSSF sur une base trimestrielle (version finale « N ») et annuelle (version finale « D »).

La date d’agrément de la société de gestion constitue le point de départ de cette obligation de reporting et ce même si elle ne gère aucun fonds.

Les informations à transmettre sont détaillées dans les circulaires susmentionnées et doivent être envoyées via les canaux de transmission au format Excel.

La publication légale des comptes des Sociétés de gestion – Chapitre 16 enregistrées au Luxembourg est régie par la loi du 10 août 1915 relative aux sociétés commerciales, telle que modifiée et par la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises.

L’article 69ter de la loi du 19 décembre 2002 dispose que « […] les comptes annuels […] sont établis et publiés […] ».

En outre, la circulaire CSSF 18/698 dispose que « […] les documents de clôture à fournir annuellement […] dans le mois suivant l’assemblée générale ordinaire ayant approuvé les comptes annuels du GFI et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice social du GFI. »

L’ensemble des textes législatifs et règlementaires (Questions/Réponses comprises) est disponible sous la rubrique Cadre règlementaire.

L’ensemble des formulaires est disponible sous la rubrique Publication et Données.

Conformément à la circulaire CSSF 19/708 relative à la transmission électronique de documents à la CSSF, veuillez vous référer à la liste des documents à transmettre par voie électronique, aux nomenclatures afférentes ainsi qu’aux spécificités techniques contenues dans son annexe.

La circulaire CSSF 21/789 a pour objet de définir les règles pratiques concernant la préparation ainsi que la soumission annuelle des documents décrits par après par les gestionnaires de fonds d’investissement (les « GFI ») et par leurs réviseurs d’entreprises agréés (« REA »).

Plus particulièrement, la circulaire introduit, d’une part, un questionnaire d’auto-évaluation à remplir sur une base annuelle par les GFI (le « questionnaire d’auto-évaluation »).

D’autre part, la circulaire précise de manière générale le rôle et la mission des REA dans le contexte du contrôle légal des comptes des GFI. Elle établit par ailleurs un cadre réglementaire spécifique à la lettre de recommandations, et introduit également un rapport distinct (le « rapport distinct »). Ces deux documents doivent être préparés par les REA des GFI sur une base annuelle. Le rapport distinct reprend des contrôles spécifiques que la CSSF demande au REA d’effectuer par rapport au questionnaire d’auto-évaluation du GFI.

À noter que les GFI relevant de l’article 125-1 du Chapitre 16 de la loi modifiée du 17 décembre 2010 concernant les organismes de placement collectif tombent uniquement dans le champ d’application des points 4.1 et 4.2 de la circulaire.

Les rapports susmentionnés sont à soumettre annuellement à la CSSF par les responsables du GFI en utilisant le module “Collective Investment Sector Reporting Tool” de la plateforme eDesk de la CSSF.