Communication du 14 juillet 2022 relative aux modifications des annexes 1 et 2 de la circulaire CSSF 20/747 régissant le registre de comptes (CRBA)

La CSSF notifie par la présente les professionnels de certaines modifications dans les annexes 1 et 2 de la circulaire CSSF 20/747 régissant les modalités techniques relatives à l’application de la loi du 25 mars 2020 instituant un système électronique central de recherche de données concernant des comptes de paiement et des comptes bancaires identifiés par un numéro IBAN et des coffres-forts tenus par des établissements de crédit au Luxembourg (la « loi »).

Il est rappelé aux professionnels qu’ils ont l’obligation de faire figurer dans leurs fichiers de données, toute information permettant l’identification de toute personne physique ou morale qui détient ou contrôle, auprès de ces professionnels, des comptes de paiement ou des comptes bancaires identifiés par un numéro IBAN, au sens de l’article 2, point 15, du règlement (UE) n° 260/2012 ou des coffres-forts, et ce en conformité avec les consignes techniques de l’annexe 2 de la circulaire CSSF 20/747, du moment où celles-ci (en-dehors de l’obligation professionnelle de disposer de ces données dans leurs livres mais sans qu’elles soient encore nécessairement informatisées) sont disponibles dans leurs systèmes électroniques respectifs alimentant le fichier CRBA.

Concernant l’annexe 1, le professionnel ne doit plus transmettre de fichier de données les week-ends suivant les consignes initiales dans la partie 4.1.1, paragraphe 1 dudit annexe. Le professionnel doit dorénavant mettre à disposition ce registre tous les jours du lundi au vendredi uniquement, hormis les jours fériés publics et bancaires à Luxembourg.

Concernant l’annexe 2, la nouvelle qualification en tant que « optionnelles » de certaines données d’identification est une qualification de nature informatique (c.-à-d. que le fichier sera en principe accepté dans le CRBA même en cas d’absence de ces données techniquement optionnelles), répondant à des besoins purement techniques dans le CRBA. Juridiquement, ces données doivent obligatoirement figurer dans les livres des professionnels sur base de l’article 3 de la Loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme (« Loi LBC/FT ») et de l’article 16 du Règlement CSSF N° 12-02 relatif à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme (« Règlement CSSF 12-02 »). Techniquement, les professionnels ont la possibilité de ne pas faire figurer les données en question dans leurs fichiers de données respectifs, si les systèmes dont ils disposent et au moyen desquels ils mettent à disposition de la CSSF dans le CRBA les informations requises, ne permettent pas encore d’assurer que celles-ci y figurent.

Les modifications de l’annexe 2 concernent concrètement :

1) L’indication du numéro IBAN d’un compte de paiement ou d’un compte bancaire devient obligatoire. À défaut, le fichier de données sera rejeté. Concrètement, la ligne 14 de l’annexe 2 est modifiée de manière à ce que seul le numéro IBAN d’un compte bancaire ou de paiement y figure.

2) La possibilité de renseigner le caractère inactif de certains comptes ou coffres-forts au sens de la loi du 30 mars 2022 relative aux comptes inactifs, aux coffres-forts inactifs et aux contrats d’assurance en déshérence¹, est maintenant prévue. Sur cette base, un nouveau bloc optionnel a été ajouté dans l’annexe 2, intitulé « inactive », permettant de déclarer un compte de paiement ou un compte bancaire identifié par un numéro IBAN ou un coffre-fort en tant qu’inactif. Concrètement, le nouveau bloc des lignes 19 à 22 et 77 à 80 pour les coffres-forts est ajouté dans l’annexe 2, comportant des nouveaux champs techniquement optionnels. Le champ « isInactive » en ligne 20, permet de déclarer un compte en tant qu’inactif. Le champ « isInactive » de la ligne 78 permet de déclarer un coffre-fort en tant qu’inactif.

Il est également à noter qu’il est possible de renseigner la date à partir de laquelle le compte ou le coffre-fort est à considérer comme inactif (« inactivityStartDate » ligne 21, et respectivement ligne 79 de l’annexe 2), ainsi que de préciser les raisons de l’inactivité (« comment » ligne 22 et respectivement ligne 80 dudit annexe). Les informations en question n’ont pas d’incidence sur l’acceptation du fichier de données.

3) À l’égard de toute personne physique liée à un compte de paiement ou compte bancaire identifié par un numéro IBAN et/ou un coffre-fort, les données :

• « ville de naissance » (ligne 32 et respectivement ligne 90 pour les coffres-forts de l’annexe 2),
• « numéro de passeport, numéro de pièce d’identité, numéro de permis de conduire », initialement désignées en tant que données obligatoires sous le bloc « identifiers » de l’annexe 2 (lignes 35 à 38 et respectivement lignes 93 à 96 pour les coffres-forts de l’annexe 2),
• « adresse : rue, ville, code postal »,

initialement désignées en tant que données obligatoires sont dorénavant des données techniquement optionnelles² d’un point de vue technique. Concrètement, les modifications s’appliquent à la ligne 40 « rue » et respectivement à la ligne 98 pour les coffres-forts, à la ligne 41 « ville » et respectivement à la ligne 99 pour les coffres-forts, ainsi qu’à la ligne 44 « code postal » et respectivement à la ligne 102 pour les coffres-forts.

Il convient néanmoins de noter que si au sein de l’annexe 2 et respectivement aux données « numéro de passeport, numéro de pièce d’identité, numéro de permis de conduire », les professionnels choisissent spécifiquement de renseigner un numéro d’identification national officiel (v. deuxième tiret ci-dessus, données dorénavant non obligatoires d’un point de vue technique), ils doivent renseigner en plus du numéro, le type de document d’identification utilisé. À défaut, le fichier de données des professionnels ne sera pas accepté dans le CRBA. Exemple : Relativement aux données d’identification d’une personne physique A, un professionnel souhaite renseigner de manière techniquement optionnelle les informations inscrites sur le passeport de cette personne, duquel il détient une copie. Sur cette base, le type de « identifier » choisi sera celui de « passeport », ce qui engendre l’obligation d’inscrire également le numéro dudit passeport.

4) À l’égard de toute personne morale liée à un compte de paiement ou compte bancaire identifié par un numéro IBAN et/ou un coffre-fort, les données :

• « adresse du siège social – rue, adresse du siège social – numéro, adresse du siège social – ville, adresse du siège social – code postal », initialement désignées en tant que données obligatoires, sont à considérer en tant que données optionnelles au niveau technique. Concrètement, les champs de l’annexe 2 « street », « town » et « postalCode» se référant au siège social (bloc « headquarter » : lignes 59 à 65 pour les comptes et lignes 117 à 123 pour les coffres-forts ) et au lieu d’affaires (« placeOfBusiness » : lignes 66 à 72 pour les comptes et lignes 124 à 130 pour les coffres-forts), deviennent optionnels d’un point de vue technique³, en ce qui concerne leur soumission dans le fichier de données des professionnels.

Il est rappelé aux professionnels que, malgré le caractère optionnel au niveau technique des données précitées, qui peuvent ne pas figurer dans les fichiers de données des professionnels, ceux-ci ont l’obligation de les renseigner dans leurs fichiers de données mis à disposition de la CSSF en conformité avec les consignes de l’annexe 2 de la circulaire CSSF 20/747 à partir du moment où elles sont disponibles dans leurs systèmes respectifs.

Il convient de noter que les modifications décrites ci-avant seront visibles dans l’environnement de test du CRBA à partir du 15.07.2022. Les professionnels assujettis à la Loi sont tenus d’implémenter lesdites modifications dans l’environnement de production du CRBA pour le 15.09.2022

En ce qui concerne les « désignations alternatives », au sujet desquelles la CSSF a émis deux communications, la première en date du 29 janvier 2021 et la deuxième en date du 23 novembre 2021 afin de traiter le recours exceptionnel et provisoire à des désignations techniques au sein de l’annexe 2 de la circulaire CSSF 20/747, permettant d’éviter que l’absence d’enregistrement dans le fichier de certaines données obligatoires ne compromette la bonne transmission du fichier auprès de la CSSF, leur application devient davantage restreinte suivant les modifications dans l’annexe 2.

Sur cette base, les seules désignations alternatives acceptées à partir du 15.09.2022 sont celles correspondant aux deux cas exceptionnels où l’information demandée n’est pas applicable (« non applicable »), décrits ci-après :

• le bénéficiaire effectif, si le client est une société cotée sur un marché réglementé qui est soumise à des obligations de publicité compatibles avec le droit de l’Union européenne ou à des normes international équivalents qui garantissent la transparence adéquate pour les informations relatives à la propriété ;
• la société ou la personne morale est en voie de constitution.

Les professionnels sont informés que toute question relative à la présente communication peut être adressée à la boîte e-mail dédiée de la CSSF : registre.compte@cssf.lu.