Administration d’organismes de placement collectif

L’activité d’administration d’OPC peut être divisée en trois fonctions principales : la fonction de teneur de registre, la fonction de calcul de la VNI et de comptabilité et la fonction de communication à la clientèle.

• La fonction de teneur de registre englobe toutes les tâches nécessaires à la tenue du registre des porteurs de parts/d’actions de l’OPC. La réception et l’exécution d’ordres relatifs à la souscription et au rachat de parts/d’actions ainsi que la répartition des revenus (y compris les produits issus d’une liquidation) font partie de la fonction de teneur de registre ;
• La fonction de calcul de la VNI et de comptabilité couvre les services juridiques et de gestion comptable du fonds ainsi que l’évaluation du portefeuille et la détermination de la valeur des parts (y compris les aspects fiscaux) ; et
• La fonction de communication à la clientèle comprend la confection et la transmission de documents à contenu confidentiel à destination des investisseurs.

Ces fonctions sont globalement composées, au moins, des tâches suivantes :

• services juridiques et de gestion comptable du fonds ;
• demandes de renseignement des clients ;
• évaluation du portefeuille et détermination de la valeur des parts (y compris les aspects fiscaux) ;
• contrôle du respect des dispositions réglementaires ;
• tenue du registre des porteurs de parts/d’actions ;
• répartition des revenus ;
• émission et rachat de parts/d’actions ;
• règlement des contrats (y compris envoi des certificats) ;
• enregistrement et conservation des opérations.

Un OPC ou son GFI n’est pas tenu d’exécuter lui-même les fonctions liées à l’activité d’administration d’OPC. Il peut en effet confier à un tiers autorisé établi au Luxembourg (un « prestataire de services ») l’exécution (d’une partie) de ces fonctions en vue de mener ses activités de manière plus efficace.

À des fins de transparence, le nom de l’administrateur d’OPC doit être publié dans le prospectus de l’OPC.

L’OPC lui-même ou son GFI exécute la fonction d’administration d’OPC

Un OPC ou son GFI peut exécuter lui-même, en partie ou en intégralité, les fonctions d’administration d’OPC.

L’administrateur d’OPC doit disposer d’une organisation interne adéquate (y compris un environnement de contrôle adéquat et approprié) et de ressources suffisantes (p.ex. ressources humaines, infrastructure technique et moyens informatiques).

L’activité d’administration d’OPC est soumise à une autorisation préalable de la CSSF conformément à la circulaire CSSF 22/811 (« circulaire UCIA »).

L’administrateur d’OPC peut aussi déléguer certaines tâches critiques ou importantes sous réserve d’une notification préalable à la CSSF.

Conformément au point 7 de la circulaire UCIA, l’administrateur d’OPC doit communiquer à la CSSF, sur une base annuelle, des informations concernant ses activités professionnelles et ses ressources au plus tard dans les cinq mois suivant la fin de son exercice financier. Dans ce cadre, les informations visées au point 7 et détaillées à l’Annexe B de la circulaire UCIA doivent être soumises par l’administrateur d’OPC via le module « UCI Administrator Reporting Tool » (module UCIAR) sur la plateforme eDesk de la CSSF ou via un système S3 basé sur un échange de fichier structuré.

Un prestataire de services exécute la fonction d’administration d’OPC

Un OPC ou son GFI n’est pas tenu d’exécuter lui-même les fonctions liées à l’activité d’administration d’OPC. Il peut en effet confier à un tiers autorisé établi au Luxembourg (un « prestataire de services ») l’exécution (d’une partie) de ces fonctions en vue de mener ses activités de manière plus efficace.

À des fins de transparence, le nom de l’administrateur d’OPC doit être publié dans le prospectus de l’OPC.

L’administrateur d’OPC doit disposer d’une organisation interne adéquate (y compris un environnement de contrôle adéquat et approprié) et de ressources suffisantes (p.ex. ressources humaines, infrastructure technique et moyens informatiques).

Le prestataire de services doit détenir un des agréments suivants :

• Établissement de crédit
• PSF spécialisé et PSF de support :
  • Agent teneur de registre (les agents teneurs de registre sont autorisés à exercer les trois fonctions de l’activité d’administration d’OPC conformément à l’article 25 de la loi du 5 avril 1993 relative au secteur financier (« LSF »)) ;
  • Agent administratif du secteur financier (uniquement pour la fonction de calcul de la VNI et de comptabilité ainsi que la fonction de communication à la clientèle conformément à l’article 29-2 de la LSF) ;
  • Agent de communication à la clientèle (uniquement pour la fonction de communication à la clientèle conformément à l’article 29-1 de la LSF).

L’activité d’administration d’OPC est soumise à une autorisation préalable de la CSSF conformément à la circulaire UCIA.

L’administrateur d’OPC peut aussi déléguer certaines tâches critiques ou importantes sous réserve d’une notification préalable à la CSSF.

Conformément au point 7 de la circulaire UCIA, l’administrateur d’OPC doit communiquer à la CSSF, sur une base annuelle, des informations concernant ses activités professionnelles et ses ressources au plus tard dans les cinq mois suivant la fin de son exercice financier. Dans ce cadre, les informations visées au point 7 et détaillées à l’Annexe B de la circulaire UCIA doivent être soumises par l’administrateur d’OPC via le module « UCI Administrator Reporting Tool » (module UCIAR) sur la plateforme eDesk de la CSSF ou via un système S3 basé sur un échange de fichier structuré.