Exigences légales et procédures d’autorisation pour les établissements de crédit

Les procédures d’agrément relatives à l’existence (agrément et retrait d’agrément), l’actionnariat (participation qualifiée) et la gestion (fit & proper ou FAP) des établissements de crédit, ainsi que les exigences légales y afférentes, sont définies aux articles 3 à 11 de la loi du 5 avril 1993 relative au secteur financier (« LSF »). En dehors de la LSF, les principaux textes de référence en la matière sont :

• La circulaire CSSF 12/552 précise les modalités d’application en matière d’administration centrale, de gouvernance interne et de gestion des risques ;
• La procédure prudentielle de nomination des membres de l’organe de direction et titulaires de fonctions clés définit la procédure d’approbation (« FAP ») ;
• La circulaire CSSF 17/669 détaille les critères d’évaluation prudentielle des détenteurs de participations qualifiées.

La Banque centrale européenne (« BCE ») est exclusivement compétente pour les agréments et retraits d’agréments et les autorisations de participation qualifiées dans tous les établissements de crédit (à l’exception des succursales de pays tiers), et les autorisations FAP dans les établissements de crédit importants, établis dans les États membres participant au Mécanisme de surveillance unique (« MSU »). Toutes ces procédures doivent être soumises à travers un portail de la BCE. Les dossiers soumis via le portail sont de préférence rédigés en anglais.

Au niveau de la CSSF, ces procédures sont traitées par la division « Agréments » du métier « Banques » (désignée ci-après de façon générale par la « CSSF ») exception faite pour les procédures FAP reprises en section « Établissements de crédit moins importants » ci-dessous.

La BCE est exclusivement compétente pour autoriser tous les établissements de crédit établis dans les États membres participant au MSU. Cette compétence est exercée en étroite coopération avec la CSSF.

La soumission des dossiers d’agréments se fait exclusivement via un portail dédié aux autorisations mis en place par la BCE, le IMAS Portal, dont voici le lien d’accès : IMAS Portal.

Le formulaire disponible via le IMAS Portal reprend les informations à fournir dans le dossier d’agrément. Ce formulaire doit être complété en accord avec les exigences règlementaires et le guide de la BCE sur les agréments bancaires.

Pour éviter un rejet automatique pour le dépassement du délai légal d’évaluation de 12 mois, la CSSF recommande (i) d’avoir des discussions préliminaires avec le métier Banques avant la soumission officielle du dossier d’agrément et (ii) de soumettre un dossier d’agrément préliminaire à travers le IMAS Portal.

Concernant les membres de l’organe de direction et les titulaires de fonctions clés, les demandes FAP doivent être soumises via le IMAS portal dans le dossier d’agrément (onglet « 6. Personnes assurant la direction effective et titulaires de postes-clés de l’établissement de crédit demandeur ») et comprennent tous les documents demandés dans la procédure prudentielle de nomination des membres de l’organe de direction et titulaires de fonctions clés auprès des établissements de crédit, comme expliqué dans la section ci-dessous « Établissements de crédit moins importants ».

La demande d’agrément sera examinée par la CSSF et la BCE en vérifiant que le requérant satisfait aux conditions d’agrément. Si la CSSF estime que le dossier d’agrément remplit toutes les conditions d’accès, elle prépare un projet de décision proposant à la BCE d’octroyer au requérant un agrément bancaire. Le Conseil de surveillance prudentielle de la BCE (Supervisory Board) soumet au Conseil des gouverneurs de la BCE (Governing Council) le projet de décision pour adoption. L’agrément est accordé par la BCE et notifié par la CSSF.

Si la CSSF estime que le dossier ne remplit pas toutes les conditions d’accès, la CSSF informe le requérant du rejet de sa demande en y indiquant les voies de recours.

La CSSF est compétente pour l’agrément des succursales de pays tiers. Par conséquent, la demande d’agrément ne doit pas être soumise via le IMAS Portal de la BCE mais sous format électronique à l’adresse suivante banking_license@cssf.lu.

En accord avec l’article 32 de la LSF, les informations à soumettre sont globalement similaires à celles applicables aux institutions de crédit.

Pour plus de détails sur les agréments de succursales de pays tiers, veuillez prendre contact avec la CSSF (banking_license@cssf.lu).

La BCE est exclusivement compétente pour autoriser toutes les participations qualifiées dans des établissements de crédit établis dans les États membres participant au MSU. Il convient de noter que la présente procédure couvre les participations prises par les acquéreurs dans les établissements de crédit luxembourgeois (« cible »), par opposition aux participations prises par les établissements de crédit luxembourgeois en vertu de l’article 57 de la LSF.

La soumission des notifications se fait exclusivement via un portail dédié aux autorisations mis en place par la BCE, le IMAS Portal, dont voici le lien d’accès: IMAS Portal.

À la réception de la notification officielle, la CSSF accuse réception de la notification et informe l’acquéreur si la notification est complète conformément à l’article 6, paragraphe 7 de la LSF. Dans le cas où les informations ne sont pas complètes, une liste des informations manquantes sera envoyée à l’acquéreur, afin de compléter la notification.

La notification sera évaluée dans les 60 jours ouvrables par la CSSF et la BCE. Le délai d’évaluation commence à courir le jour ouvrable suivant le jour de l’accusé de réception de la notification.

La période d’évaluation est calculée conformément au calendrier de la BCE et la fin de la période d’évaluation sera indiquée dans l’accusé de réception de la notification.

Pendant la période d’évaluation, la CSSF ainsi que la BCE peuvent demander des informations complémentaires si elles le jugent nécessaire pour compléter l’évaluation. Une telle demande, qui doit être faite au plus tard le cinquantième jour ouvrable de la période d’évaluation, suspend la période d’évaluation jusqu’à ce que les informations demandées soient fournies, sous réserve de la période de suspension maximale prescrite par l’article 6, paragraphe 8, de la LSF. À noter qu’une procédure concomitante d’agrément ou d’exemption d’une compagnie financière holding peut entraîner une nouvelle suspension conformément à l’article 6, paragraphe 5 bis de la LSF.

La BCE est exclusivement compétente pour décider de s’opposer ou non aux acquisitions proposées de participations qualifiées. La CSSF soumettra à la BCE une proposition de décision fondée sur son analyse des critères d’évaluation. La décision d’agrément est émise et notifiée par la BCE.

Les exigences d’information pour les notifications de participation qualifiée peuvent varier selon la nature de chaque dossier de demande, comme le type d’acquéreur, le pourcentage de participations ou de droits de vote acquis et l’impact sur la cible.

Le formulaire dans le IMAS Portal reprend les informations à fournir. Il doit être rempli en accord avec les exigences légales applicables et la circulaire CSSF 17/669. Si l’acquisition implique un changement dans les organes de direction de la cible :

• Les établissements moins importants doivent soumettre les demandes FAP via le IMAS portal dans le dossier de notification (onglet « 3. Informations relatives aux personnes qui assureront la direction effective des activités de l’entreprise cible »). Ces demandes doivent comprendre tous les documents demandés dans la procédure prudentielle de nomination des membres de l’organe de direction et titulaires de fonctions clés auprès des établissements de crédit, comme expliqué dans la section « Établissements de crédit moins importants » reprise ci-dessous ;
• Les établissements de crédit importants (ou qui deviendrons importants suite à l’acquisition proposée) doivent soumettre les demande(s) FAP séparément de la procédure d’acquisition, à travers le IMAS portal en suivant les instructions reprises dans celui-ci (onglet « 3. Informations relatives aux personnes qui assureront la direction effective des activités de l’entreprise cible ») ainsi que dans la procédure explicitée dans la section « Établissements de crédit importants » reprise ci-dessous.

Avant toute soumission officielle, nous suggérons aux acquéreurs d’avoir une discussion préalable avec la CSSF (banking_qualifyingholding@cssf.lu), afin de clarifier les attentes, informations requises, dates butoirs et la coordination nécessaire avec d’autres procédures susceptibles d’être liées à cette démarche.

Dans le cas d’un établissement de crédit moins important déjà agréé, la CSSF est exclusivement compétente pour décider de la nomination de tous les membres de l’organe de direction.

À l’exception des demandes FAP incluses à l’intérieur des procédures d’agrément ou de prise de participation qualifiée faites à travers le IMAS portal, la CSSF, et plus particulièrement la personne en charge de la supervision continue de l’établissement de crédit ainsi visé, est le point de contact pour l’introduction de tous les dossiers. Les dossiers doivent contenir toutes les informations et tous les documents demandés dans le cadre de la procédure prudentielle de nomination des membres de l’organe de direction et titulaires de fonctions clés auprès des établissements de crédit.

Conformément aux délais généralement applicables aux décisions administratives au Luxembourg, les décisions d’approbation FAP sont communiquées à l’entité dans les trois mois suivant la réception du dossier complet. Si, au cours de la période d’évaluation, des informations complémentaires et/ou des documents manquants sont demandés par la CSSF, le délai de trois mois ne commencera à courir qu’une fois que ces informations complémentaires auront été fournies.

La BCE est exclusivement compétente pour prendre des décisions concernant la nomination de tous les membres des organes de direction des établissements de crédit importants qui relèvent de sa surveillance directe.

La soumission des demandes FAP se fait exclusivement via le IMAS portal, dont voici le lien d’accès: IMAS Portal.

Le IMAS portal doit être utilisé exclusivement pour les nouvelles demandes FAP concernant les membres de l’organe de direction des établissements de crédit importants, à la fois dans leur fonction exécutive et leur fonction de surveillance (non exécutive).

Dans les cas suivants, le IMAS portal ne doit pas être utilisé :

• Notification des titulaires de fonctions clés (qui ne sont pas censés devenir aussi membre de l’organe de direction) ;
• Notification de renouvellements (sans qu’il n’y ait un changement dans la nature exécutive ou non exécutive du mandat) ;
• Communication de nouveaux faits marquants concernant des personnes nommées déjà évaluées et approuvées.

La BCE est exclusivement compétente pour décider de s’opposer ou non aux nominations pertinentes FAP dans les entités importantes. La CSSF assiste la BCE dans l’évaluation de l’aptitude de la personne nommée en élaborant une proposition préliminaire, basée sur son analyse des différents critères d’honorabilité et de compétence. La décision d’autorisation est émise et notifiée par la BCE. Le traitement de ces demandes est fait endéans un délai de trois mois, comme mentionné dans la section « Établissements de crédit moins importants » ci-dessus.

La BCE est exclusivement compétente pour le retrait des agréments bancaire. Cette compétence est exercée en étroite coopération avec la CSSF.

Toute demande de retrait volontaire d’agrément se fait exclusivement via le IMAS portal, dont voici le lien d’accès: IMAS Portal.

Le formulaire dans le IMAS Portal reprend les informations à fournir. La demande de retrait volontaire d’agrément sera examinée par la CSSF et la BCE en vérifiant que le requérant remplit toutes les conditions applicables. Si la CSSF estime que le dossier remplit toutes les exigences, elle prépare un projet de décision proposant à la BCE de retirer l’agrément bancaire. Le Conseil de surveillance prudentielle de la BCE (Supervisory Board) soumet au Conseil des gouverneurs de la BCE (Governing Council) le projet de décision pour adoption. Le retrait d’agrément est accordé par la BCE et notifié par la CSSF. Le traitement de ces demandes est fait endéans un délai de trois mois, comme mentionné dans la section « Établissements de crédit moins importants » ci-dessus.

Pour plus de détails, veuillez prendre contact avec la CSSF (banking_license@cssf.lu).

Au Luxembourg, une cessation d’activité d’un établissement de crédit en raison d’une fusion déclenche une procédure de caducité de l’agrément (lapsing) suivant l’article 79 du Règlement cadre MSU. En cas de caducité, une décision par les autorités compétentes n’est pas requise puisque l’agrément expire automatiquement au moment de la fusion. Ainsi, à la place d’une demande d’autorisation préalable de retrait d’agrément via le IMAS Portal, la procédure de caducité requiert simplement une notification ex-post par l’entité concernée auprès de la CSSF (banking_license@cssf.lu), qui en retour notifiera la BCE.

La BCE émettra une lettre de reconnaissance de caducité de l’agrément ex-post.

Les exigences en matière d’information pour les notifications de caducité peuvent varier en fonction de la nature de chaque dossier. De manière générale, l’entité doit fournir les informations suivantes sur la fusion :

• Une lettre de notification avec le contexte de la fusion, la date d’effet, la personne de contact et l’adresse (postale et/ou numérique) à laquelle envoyer le courrier de reconnaissance de caducité,
• Les résolutions du conseil d’administration approuvant la fusion,
• Les résolutions des actionnaires, le cas échéant, approuvant la fusion,
• Le projet de fusion,
• Le certificat du notaire,
• L’extrait du RCS.